集团自动传真系统解决方案

一、开发背景
    在众多通信工具之中，传真因具有快速，安全，直观的特点在企业办公工作中已成为无法取代的重要通信工具。

    据统计：“1996年全世界的传真量是3.5亿页，到2000年，传真量翻倍，达到7亿页。其中亚洲增长最快，到2000年，每年发传真的总量3.25亿页，几乎占全世界的一半。亚洲有很多地区和不同的语言，亚洲的文字更图形化，这使通过传真发送手写材料比电话交谈效率更高。中等规模公司平均每年电话费为37万美元，而41％花费在传真上。”

    随着企业信息化建设的普及，网络及各种办公软件得到了广泛地应用，但传真至今仍旧是一种尚未被集中管理起来的资源，企业通常使用各种型号的传真机发送或接收传真。安装在不同部门的传真资源不能得到均衡地配置和使用，同时也带来管理上的混乱。

    市场统计，很多公司正在转向基于软件的解决方案。从1995年到1997年，基于Windows 的传真服务器软件市场增长了10％（根据IDC1997）。使用传真服务器来管理他们的传真流量已经成为越来越多的公司的明智之选。

二、方案介绍 
    传真服务器是基于网络的客户端/服务器传真系统，它充分利用网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上收发传真，就象收发Email或打印文件一样简单。

    建立在传真服务器上的传真，经济、高效。再也不必排队等候打印机、复印机或传真机的工作，因为您可以通过网络将您所需要发送传真的文件直接传送到传真服务器，由传真服务器发送出去。再没有人会担心传真是否已发送成功，您可以放心去做其它更有意义的工作。传真到达后不需要经过人工分发，由传真服务器按预定的方式自动分发到接收人的传真信箱中，减少多余的环节，缩短信息传递时间，使传真尽快得到处理，同时增强了传真的保密性。

    电子文档直接传真、公司内部各部门之间传真文件的发送与转发，可节省大量的资源，包括人力、纸张、打印、通信费用、维护费用等等，从而减少成本。
 

三、功能描述
3.1地址簿管理
    传真地址簿管理用来管理联系人信息。发送传真时，直接从地址簿中选择收件人信息；接收传真时，根据来电号码自动获取客户的相关信息。

3.2个性化的传真封面
    您可以定制个性化的传真封面，传真服务器自动将传真封面和传真内容一起发送出去。传真封面可以包含：发送人、接收人、传真号码、发送日期以及相关主题信息等。

3.3传真文档自动转换
    传真服务器文档转换功能负责把用户要发送的文件转换成标准传真格式的TIFF文件。

    传真服务器提供了自动转换方式：任何Windows程序产生的文件（如Word、Excel等），通过虚拟打印到HDFax Printer，系统自动将文件转换成Tiff格式并自动发送出去。

3.4 HDFax Viewer传真浏览器
    HDFax Client内置传真浏览器，您在发送或接收传真时可预览传真。您也可使用HDFax Viewer方便地查看和编辑传真。您可对传真文件进行编辑（如插入文本，加上批注，加盖印章等）然后发送或转发给其他人。

3.5传真实时监控
    传真实时监控负责向客户端报告接收传真的信息，当您有新传真时，传真实时监控会自动提醒您有几个新传真要接收，并提醒您阅读，如果您没阅读，每隔一段时间自动会提醒您。

3.6 Fax to Email
    当您设定了此项功能后，接收到的传真将会自动发送到您的电子信箱中。

3.7 Fax to SMS（短消息）
    如果在您的个人档案中记录了手机号码，当有新传真时，系统自动会发送一条短消息给您。

3.8语音功能
    传真服务器充分利用语音传真板卡的语音功能提示用户接收传真和输入传真信箱号码。

    传真服务器在发送传真时，如对方是人工应答，系统可以自动播放语音提示，请求对方接收传真，从而提高了传真的成功率。

    传真服务器应答电话后，自动播放语音提示，请求输入传真信箱号码，以便确认传真接收人。

3.9发送传真
    从HDFax Client发出的传真请求通过传真服务器发送传真的过程。

●定时发送传真：传真服务器可按客户端指定的时间发送传真。用户可选择传真线路较空闲的时间或电话费用优惠的时间段发送大量传真；对于发送国际传真使用定时发送功能可解决时差问题。

●传真群发：一次操作就可将相同内容的传真文件发给多个不同的地方，在发送传真时通过指定多个或一组联系人作为传真接收人，即可实现传真群发。

●传真失败自动重发：传真服务器竭尽全力保证每一个传真都能成功，及时的发送到目的地。因对方占线，无人接听导致传真失败，系统自动重发。

●取消待发传真：用户可以取消自己提交的发送传真任务，如果这个传真还处在待发状态。

●内部发送传真：直接将传真文件转发给公司内部的其他人员，无须经过电话线路。

●内部转发传真：将接收到的传真文件转发给公司内部的其他人员，无须经过电话线路。

●传真合并发送。同一传真号码多份传真，系统可以一次发送出去。

●断点续传：当一份传真发送中断后，系统再次拨号时，会跳过已经发送的传真页进行发送。

●传真索取：客户打电话到系统中可以按照语音提示索取指定的传真。

3.10 IP发送传真
    当您在某条线路上设定了“17909”等号码之后，如果发送的传真是长途号码，系统自动拨打IP电话建立呼叫，省去了长途费用。

3.11接收传真
    传真服务器可将接收到的传真自动分发到员工的传真信箱。存放在公共信箱中的传真由专门的分发人员预览传真后转发给相应的接收人。

    传真接收人可以通过HDFax Client接收和查看传真。

●接收信箱中的传真：HDFax Client接收您信箱里的传真，浏览传真内容，编辑传真主题。

●查看及转发传真：您可以方便地查看和编辑传真并对传真文件进行编辑（如插入文本，加上批注，加盖印章等）然后发送或转发给其他人。

●接收到的传真自动打印：传真服务器将接收到的属于公共信箱中的传真还可以自动发送到指定的打印机，打印出来作为硬拷贝保存。

●自动发送回执：对于某些特殊的行业（如政府部门、保险等）传真服务器自动回发具有个性化的传真确认函。

3.12传真文件统一管理
    传真服务器将所有的传真文件保存到数据库中，具有高可靠性，不易受到病毒的侵袭，您可以随时将数据库备份到其他硬盘或光盘中，完全解决了将传真文件直接存放在硬盘中的不可靠性。

    传真服务器集中管理传真，使企业内部员工共享传真信息成为可能。同事之间可以发送和转发传真。对于发送和接收的传真文件传真服务器具有可靠存档和快速检索的能力。您可以按日期、收件人、传真号码等多种方式查找权限范围内的传真文件。这样可以帮助您从大量的传真文件中立刻找到需要的传真文件，这也是传真服务器的方便之处。

3.13 传真日志
    传真服务器将接收和发送传真的详细信息记录在服务器的数据库中，客户端提供的传真查询统计功能将帮助传真管理员及时了解公司的传真收发情况。

3.14传真流程的可定义性
    传真服务器最大的特点是：传真收发过程可自己定义。您可以定义适合自己公司的传真流程，也可以更换传真过程的提示语音。

3.15回执生成
    当接收到的属于特定险业务的传真，传真服务器会自动生成回执，回执的格式与内容可以灵活地进行定制。

3.16票据、订单的发送
    票据或订单可以通过传真机或扫描仪导入到系统中，由系统自动发送出去。

3.17传真费用计算
◆ 计费模型的定义

    您可以灵活地定制各种电话前缀的费率，作为之后费用统计的依据。